centre d'aide

Les espaces servent plusieurs fonctions dans TDL. Ils permettent de :

• Classer les tâches par espace
• Créer des environnements de travail indépendants.
• Rassembler des utilisateurs de TDL par groupes.

Chaque espace possède :

Une to do liste, où l’on peut créer des tâches pour soi-même ou les autres membres de l’espace.

Voir les tâches données aux autres membres et suivre leur avancement.

Un agenda

Des remontées personnalisées

Des annonces personnalisées

La liste de membres ainsi que le paramétrage et la gestion de l’espace

Cartouche d'espace

Chaque espace est synthétisé dans un cartouche qui peut être plié ou déplié pour afficher les tâches de l’espace. Dans le cartouche lui-même, on peut voir:

Un récapitulatif des tâches dans l’espace, catégorisé par leurs indications de statut (si tâche à jauge), et leur retard.

Notification clignotante de nouvelle tâche non vue

Notification de nouvel événement dans l’agenda

Notification de nouvelle remontée

Accéder au check-in ou au check-out de l’espace, en glissant le cartouche vers la gauche. L’indicateur devient visible 10 minutes avant le début et la fin de journée d’un membre. (voir horaire)

Barre de navigation

Visible quand l’espace est déplié, elle permet d’accéder aux différentes fonctionnalités de TDL au sein de l’espace.

Mode Veille d’un espace

Un espace peut être mis en veille pour plusieurs raisons :

• Ne pas être dérangé par des notifications
• Suivre les tâches données aux autres membres d’un espace.

Cette icône indique que notre présence est en veille dans l’espace.

Réveiller un espace & messages matinaux

Pour réveiller un espace, il suffit de glisser l’espace vers la gauche. Pour un espace pro, cela ouvre la fenêtre des messages matinaux.

10 minutes avant le premier créneau d’un horaire, cet indicateur apparait sur la droite du cartouche, pour rappeler de faire le check-in.

Dans les messages matinaux, on peut voir les nouveautés arrivées depuis hier (et les tâches en retard des jours précédents), ainsi que des notes et tâches à signer ou des retours géolocalisation crées spécifiquement dans cette liste (voir formulaire de tâche).

Les messages matinaux doivent être prise en compte en cliquant l’icone à droite de chaque tâche, qui passe alors au vert. (si la tâche est une signature, il faut signer pour valider la prise en compte, et donner une position si c’est un retour de géolocalisation).

Après avoir prise en compte toutes les tâches du jour, cliquez sur Bonne Journée pour retourner sur la to do liste : vous redevenez actif dans l’espace.

Fin de journée

Pour faire le check-out dans l’espace, glissez le cartouche vert la gauche. Dans un espace perso, cela met l’espace en veille. Avec un espace pro, l’écran de Fin de Journée apparaît.

10 minutes avant la fin du dernier créneau d’un horaire, cet indicateur apparaît sur la droite du cartouche, pour rappeler de faire le check-out.

Dans l’écran de Fin de Journée, on peut voir les tâches actives de l’espace, ainsi que des tâches assignées pour la fin de journée uniquement (voir formulaire de tâche).

Vous pouvez vérifier vos tâches en cours, et les mettre à jour si besoin. Après avoir terminé les tâches de fin de journée, cliquez le bouton Bonne Soirée: votre journée dans l’espace est terminée, et vous apparaissez en veille dans l’espace.

(à noter : si les tâches du soir ne sont pas terminées, elles apparaissent le lendemain dans la to do liste de la journée, marquées en retard)

Accessible dans le menu d’organisation de l’espace

Liste des membres

Chaque espace a une liste des membres. On peut voire facilement :

• le rôle du membre
• s’il est en veille (voir Horaire)
• s’il a une annonce

Sur un ordinateur, une vue supplémentaire est disponible, en cliquant sur le switch. Il permet de voir:
- la liste des membres
- Une vue “téléphone” de chaque membre, avec leurs to do listes ou leurs agenda
à noter: seulement si on a les permission de voir leurs to do liste ou agenda

Le bouton + en bas de cet écran permet d’envoyer une invitation à rejoindre l’espace à des nouveaux membres. 



On peut chercher de nouveaux membres avec une adresse mail ou un numéro de téléphone.



Si la personne invitée n’a pas TDL, on peut envoyer une invitation à rejoindre TDL.

Profil de membre

En sélectionnant un membre, on peut accéder à sa vue de profile. Depuis cette fenêtre, et si on a les permissions, on peut :

• Voir les tâches du membre
• Voir l’agenda du membre
• Assigner un rôle
• Personnaliser le rôle
• Voir son historique des tâches
• Retirer le membre de l’espace

Afin de bien organiser un espace, TDL permet de limiter ou accorder un accès aux différentes fonctionnalités ou informations d’un espace.

Chaque fonctionnalité est contrôlée par une permission. Pour faciliter l’assignation de permissions, les rôles servent à enregistrer des combinaisons de permissions.

Permissions

To do liste

Assigner des tâches

Donner et suivre des tâches aux membres de l’espace.

Oui

Peut donner des tâches à tous les membres

Même rôle ou subordonné

Peut donner des tâches au même niveau hiérarchique ou subordonné de l’espace.

Personnaliser

Choisir exactement quels membres ce rôle peut donner des tâches

Non

Ne peux pas donner de tâches

Voir Tâches des membres

Accéder à la to do liste d’un membre à partir de la liste de membres de l’espace

Oui

Peut voir les tâches de tous les membres

Même rôle ou subordonné

Ne peut voir que les tâches du même niveau hiérarchique ou subordonné de l’espace.

Personnaliser

Choisir exactement quels membres de cet espace a le droit de consulter les tâches de ces membres

Non

Ne peux pas voir de tâches des autres membres

Créer modèles de tâches

Créer des modèles de tâche pré-établis et les catégoriser.

Oui

Non

Modifier modèles de tâches

Modifier des modèles de tâche pré-établis et les catégoriser.

Oui

Non

Utiliser modèles de tâche

Utiliser les modèles de tâche lors de la création d’une tâche.

Oui

Non

Agenda

Créer des événements

Créer des événements dans l’espace

Oui

Non

Modifier les événements

Modifier des événements dans l’espace

Oui

Non

Supprimer les événements

Supprimer des événements dans l’espace

Oui

Non

Gérer les couleurs des membres

Assigner les couleurs aux évènements par membre de l’espace

Oui

Non

Demande d’absence

Faire des demandes d’absence

Oui

Non

Traiter demandes d’absence

Traiter les demandes d’absence

Oui

Non

Remontées

Créer des remontées

Faire des remontées dans l’espace

Oui

Peut faire des remontées de tout type

Personnaliser

Choisir quelles remontées ce rôle peut faire

Non

Ne peut pas faire de remontées

Voir Remontées des membres

Voir les remontées faites dans l’espace, sans pouvoir les traiter

Oui

Non

Traiter les remontées

Etre responsable des remontées : les recevoir, et les traiter

Oui

Responsable de toutes les remontées

Personnaliser

Choisir de quelles remontées ce rôle peut être responsable

Non

Ne peut pas traiter de remontées

Ajouter ou supprimer des types de remontée

Créer, modifier, ou supprimer les types de remontées

Oui

Non

Organisation

Voir les informations générales des membres

Voir l’adresse mail, numéro de téléphone, et rôle de chaque membre

Oui

Peut voir les informations de tous les membres

Même rôle ou subordonné

Ne peut voir que les informations du même niveau hiérarchique ou subordonné de l’espace.

Personnaliser

Choisir exactement quelles informations ce rôle peut voir

Non

Ne peux pas voir les informations des membres

Voir Liste des Membres

Accéder à la liste des membres de l’espace, et voir leurs rôles

Oui

Peut voir tous les membres

Même rôle ou subordonné

Ne peut voir que les membres du même niveau hiérarchique ou subordonné de l’espace.

Personnaliser

Choisir exactement quels membres ce rôle peut voir dans la liste

Non

Ne peux pas voir de membres

Inviter nouveaux membres

Inviter des membres dans l’espace

Oui

Non

Supprimer des membres

Supprimer des membres de l’espace

Oui

Non

Voir Agenda Individuel des membres

Voir les événements d’un membre dans l’espace

Oui

Peut voir l’agenda de tous les membres

Même rôle ou subordonné

Ne peut voir que les agendas du même niveau hiérarchique ou subordonné de l’espace.

Personnaliser

Choisir exactement l’agenda de quels membres ce rôle peut voir dans la liste

Non

Ne peut pas voir l’agenda des membres

Voir Horaires des membres

Voir les horaires des membres de l’espace

Oui

Peut voir les horaires de tous les membres

Même rôle ou subordonné

Ne peut voir que les horaires du même niveau hiérarchique ou subordonné de l’espace.

Personnaliser

Choisir exactement les horaires de quels membres ce rôle peut voir dans la liste

Non

Ne peux pas voir les horaires des membres

Voir les statistiques des membres

Voir les statistiques de membres

Oui

Peut voir les statistiques de tous les membres

Même rôle ou subordonné

Ne peut voir que les statistiques du même niveau hiérarchique ou subordonné de l’espace.

Personnaliser

Choisir exactement les statistiques de quels membres ce rôle peut voir dans la liste

Non

Ne peux pas voir les statistiques des membres

Faire des annonces

Faire des annonces

Oui

Non

Voir les annonces des autres membres

Recevoir les annonces dans un espace

Oui

Non

Répondre aux annonces

Répondre aux annonces dans un espace

Oui

Non

Paramétrer les annonces

Sélectionner une annonce et y répondre avec un message ou une tâche

Oui

Non

Gérer les rôles

Créer, supprimer, modifier et assigner des rôles, et personnaliser par membre.

Oui

Non

Gérer les Horaires

Modifier et assigner les horaires des membres de l’espace (les horaires contrôlent les mises en veille, les notifications de réveil, ainsi que les messages matinaux et les tâches du soir, de l’espace)

Oui

Non

Gérer facturation d’espace

Gérer la facturation de l’espace, l’information bancaire, et la prise en charge des membres de l’espace.

Oui

Non

Réglages de Statistiques

Les réglages de statistiques ne sont pas disponibles dans les paramètres de rôles, seulement dans les réglages de permissions de membres.

Retard toléré pour prise de poste

Définir le nombre de minutes après le début des horaires du membre avant qu’il soit marqué en retard.

Prise en compte du respect des clôtures de fin de journée

Indiquer si la fin de journée est prise en compte dans le score total du membre.

Nombre d’annonces par jour

Définir la moyenne d’annonces qui est attendue du membre de l’espace.

Pour personnaliser les permissions d’un membre en particulier (et pas celles d’un rôle entier) :

Dans l’espace en question, cliquez sur ce bouton pour aller dans la fenêtre d’équipe et d’espace.

Cliquez sur membres.

Sélectionnez un membre, et cliquez sur Personnaliser les permissions.

Faites vos modifications, et les changements sont enregistrés automatiquement.

Les rôles sont des modèles préétablis avec les permissions déjà programmées. Les types d’espaces proposés par Task Direct Live offrent des rôles déjà configurés pour le type d’espace, mais on peut aussi adapter les rôles existants, ou créer de nouveaux rôles.

On peut assigner un rôle à un membre à partir de la vue de son profil dans la liste des membres.

Un compte PRO, qui peut créer des espaces PRO, peut gérer la facturation de ces espaces séparément de ses factures personnelles. Cela permet de garder les factures de différents espaces bien séparées, surtout s’il s’agit de plusieurs entreprises. On peut également choisir une méthode de paiement adaptée.

Les comptes pro peuvent prendre en charge les membres de leurs espaces, qui sont ensuite ajoutés à la facture de cet espace.

Lorsqu’on prend un membre en charge, les nouveaux paiements de prise en charge démarrent quand l’abonnement du membre expire.

Le propriétaire d’un compte peut prendre en charge les membres de ses espaces, qui seront ensuite ajoutés à la facture de cet espace. Il est possible de choisir le niveau d’abonnement avec la prise en charge.

Lorsqu’on prend un membre en charge, les nouveaux paiements de prise en charge démarrent quand l’abonnement du membre expire.

Permet de paramétrer les tâches préétablies de cet espace :

• Créer, modifier, et supprimer des catégories
• Créer, modifier, et supprimer des tâches
• Réorganiser et renommer les catégories et les tâches
• Les transférer à d’autres espaces dont on est propriétaire

Permet de paramétrer pour soi-même les notifications de cet espace, et de les mettre en mode silencieux :

• les tâches
• les remontées
• les horaires
• l’agenda

Modifier et créer les annonces de l’espace (voir Annonces).

Pour créer une annonce, appuyez sur le bouton +, et ajoutez un nom et un emoji.

Pour modifier une annonce, cliquez sur le nom de l’annonce.

Pour supprimer une annonce, cliquez sur le X à côté de l’annonce.

Voir les détails de la tâche

Indicateur de sous-tâche, avec le nombre de sous-tâches à compléter

Titre de la tâche. Si le type de tâche est une jauge, on peut glisser avec un doigt pour indiquer le pourcentage de réalisation. Si la tâche a des sous-tâches, la jauge avance en fonction du nombre de sous-tâches réalisées.

Indicateur de type de tâche (voir types de tâches).

Séparateur

Séparateur dans la to do liste indiquant :

• Dans les tâches reçues, le créateur de la tâche
• Dans les tâches données, la personne à qui vous avez donné la tâche

Tâches finies

En dessous des tâches actives, un séparateur dépliant affiche les tâches complétées aujourd’hui. On peut renvoyer la tâche en tant qu’active en cliquant sur le bouton à droite (ou, dans le cas d’une tâche jauge, en glissant un nouveau pourcentage inférieur à 100 %).

Lorsque la catégorie de tâches finies est dépliée, un bouton “Historique des tâches” permet de visualiser toutes les tâches que l’on a faites chronologiquement dans cet espace. Les tâches finies du jour apparaissent dans l’historique après minuit.

Pour créer une tâche pour un membre de l’espace :

Cliquez sur le bouton + de l’espace dans la to do liste.

Choisissez Autre et sélectionnez le ou les destinataires, puis cliquez sur Valider.

Donnez un titre à la tâche.

Choisissez le type de tâche (jauge par défaut).

Cliquez sur GO pour créer la tâche.

Il y a plusieurs manières de suivre l’avancement d’une tâche dans TDL.

Dans la page d’accueil

Allez dans l’espace dans lequel vous avez donné la tâche, et cliquez sur le bouton pour voir les tâches données.

Vous allez voir les tâches que vous avez créées pour les autres membres de l’espace, catégorisées par personne.

Dans la liste des membres

Si vous avez la permission de voir la to do liste des membres, vous pouvez aller dans la liste des membres pour voir leur to do liste entière.

Cliquez sur ce bouton pour aller dans la fenêtre d’équipe et d’espace.

Cliquez sur membres.

Sélectionnez un membre, et cliquez sur Voir tâches.

Vous allez voir la to do liste entière du membre (y compris les tâches qu’il s’est données lui-même).

Le bouton + vous permet d’accéder au formulaire de tâche, avec ce membre comme destinataire.

TDL offre de nombreux types de tâche, permettant de s’adapter à toute situation.

Jauge - Glissez pour montrer le pourcentage de réalisation de la tâche. Cliquez sur le bouton à droite pour indiquer le statut de la tâche :

Vert : tout va bien

Orange : il y a des soucis

Rouge : bloqué, il y a des problèmes

Coche - Cochez la case pour compléter la tâche.

Signature - Cliquez et signez pour montrer la prise en compte.

Photo & Vidéo - Prenez directement une photo ou une vidéo, ou attachez une photo ou une vidéo depuis la galerie du téléphone.

Pièce jointe - Choisissez une pièce jointe à ajouter (PDF ou autre) pour compléter la tâche.

Réponse écrite - Écrivez un retour.

Réponse vocale - Enregistrez un message pour compléter la tâche.

Position - Indiquez une géolocalisation ou une adresse pour compléter la tâche.

Fiche contact - Envoyez une fiche contact.

Pour créer une nouvelle tâche dans l’espace, cliquez sur le bouton +. Il est flottant en bas à droite des to do listes.

Formulaire rapide

Choisir le destinataire de la tâche (soi-même ou un autre). Le destinataire par défaut est soi-même. Lorsqu’on choisit “Autre”, une liste des membres de l’espace apparaît : on peut choisir un ou plusieurs membres.

Lorsqu’on a plusieurs destinataires, il est possible de choisir parmi 3 types d’assignation :

• Individuelle : chaque personne reçoit une copie de la tâche, et chaque personne doit la faire.
• Partagée : une seule tâche synchronisée entre les destinataires, l’avancement pouvant être fait par chaque destinataire.
• Premier preneur : à l’arrivée de la tâche, un destinataire doit la prendre en charge, ce qui la fait disparaître des to do listes des autres destinataires.

Titre de la tâche (obligatoire).

Écrire une description texte (optionnelle).

Sélectionner la fréquence de répétition de la tâche :

• Jamais
• Tous les <x> jours
• Toutes les <x> semaines
• Tous les <x> mois
• Toutes les <x> années
• Tous les <x> siècles

Sélectionner le type de tâche.

Par défaut, la tâche de type jauge est sélectionnée, mais on peut changer ce choix en cochant “par défaut” lorsqu’on choisit le type de tâche.

Ouvrir le formulaire détaillé de création de tâche (voir formulaire détaillé).

Choisir une tâche préétablie (voir tâches préétablies).

Finaliser et créer la tâche.

Formulaire détaillé

Le formulaire détaillé offre plus d’options pour paramétrer la tâche. Cela inclut :

• Date et heure
• Rappel : ajouter un rappel dans les messages matinaux X jours avant la date d’échéance de la tâche (voir messages matinaux)
• Affichage dans la to do liste : combien de jours la tâche apparaît dans la to do liste avant la date d’échéance
• Liste dans laquelle la tâche apparaît : Matin (types Coche, Signature et Géoloc seulement), Journée ou Soir
• Pièces jointes : photo ou vidéo, document (PDF, etc.), fiche contact, géolocalisation, Jacpak (voir Jacpak)
• Niveau de priorité : désigne l’importance que le créateur porte à la tâche. Plus la priorité est forte, plus la tâche est classée en haut de la liste.
• Sous-tâches : un ajout de sous-tâche change la tâche principale en type jauge (l’avancement de la jauge dépend du nombre de sous-tâches terminées). Les sous-tâches peuvent être de tout type.
• Enregistrer en tant que modèle de tâche (voir tâches préétablies)

Chaque membre ayant la permission de créer des évènements peut se voir attribuer une couleur dans l’agenda d’un espace. Cela permet de voir facilement qui a créé l’évènement. Si un évènement a plusieurs participants, il est affiché avec des stries aux couleurs de deux participants différents.

Pour créer un évènement dans un espace :

Cliquez sur le bouton d’agenda dans la barre de navigation de l’espace.

Cliquez sur le bouton + en bas à droite de l’écran.

Donnez un titre à l’évènement.

Écrivez une description (facultative).

Indiquez la date et l’heure de l’évènement.

Cliquez sur GO pour créer l’évènement.

Imaginons qu’on veuille poser des jours de congés :

Cliquez sur le bouton d’agenda dans la barre de navigation de l’espace.

Cliquez sur le bouton Absence en haut de l’écran. Le formulaire d’absence apparaît.

Donnez un titre à la demande.

Indiquez la ou les dates de congés, et précisez si le premier et le dernier jour sont des demi-journées.

Écrivez une description (facultative).

Si besoin, ajoutez des pièces jointes pour justifier l’absence (certificat médical pour un arrêt maladie, par exemple).

Cliquez sur GO pour envoyer la demande. Vous serez notifié dès que la demande aura été traitée.

Imaginons que vous êtes employé d’un magasin, et que vous venez d’épuiser le stock d’un produit important.

Dans l’espace en question, cliquez sur ce bouton pour aller dans la fenêtre des remontées.

Par défaut, vous arrivez sur la fenêtre des catégories de remontées.

Sélectionnez Stock.

Cliquez sur Rupture.

Le formulaire de Jacpak apparaît.

Donnez un titre à la remontée (le nom du produit, par exemple).

Indiquez la priorité. Dans notre exemple, on met la priorité haute.

Cliquez sur GO pour envoyer la remontée.

Le responsable des achats recevra la remontée, et pourra la traiter.

Accessible via le bouton dans chaque vue d’espace de la to do liste.

Réagir ou répondre à une annonce

Lorsqu’une annonce est faite, une notification apparaît en haut de l’écran de tous les membres autorisés.

Depuis cette vue, on peut :

• voir les annonces de chaque espace
• si on a la permission dans l’espace, envoyer un message directement au créateur de l’annonce, ou lui donner une tâche.

Dans une conversation, on retrouve toutes les fonctionnalités standards d’une messagerie instantanée.

Écrire un message

Enregistrer et envoyer un message vocal.

Cliquer pour commencer l’enregistrement, cliquer une seconde fois pour terminer et envoyer.

Répondre au message

Signaler le message au support de TDL

Copier le contenu du message

Transférer le message dans une autre conversation

Supprimer le message

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